终于可以离职，恭喜你要脱离苦海。但离职前有一项很重要的工作必须好好做，必须好好的完成交接文件。这个职场很小，好好做总是没坏处的。

交接文件在实际用处上甚至比交接会议、交接清单更重要，因为在会议中最主要的目的是让两方都能知道交接了哪些项目，可是实际上如何执行，不可能在会议中事无巨细的解说，根本吸收不了。所以一份好的交接文件，可以让继任者在最快的时间进入情况，并且了解如何应对遇到的事情。

好好完成交接文件，不只你的继任者会感谢你；还能为你在公司管理层留下一些好名声。你总是无法预料这个世界有多小，多留点后路总是好的。

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为什么要写交接文件？

在开始之前，先认识交接文件的目的。交接文件不是为了应付公司（当然有人是，那就随便写写就好）；交接文件是为了让继任者可以很快的了解整个专案的来龙去脉，以及工作执行细节，例如为什么要进行这个专案、有哪些事情要做、平常会遇到什么情况等。

你可以把这份文件看作一份SOP大全，当继任者有任何问题时，都能从文件中找到答案，或者是找到怎么处理的线索。而不是遇到问题就傻了，要什么没什么，找你也找不到，被客户一问三不知。

交接文件应该如何写？

其实你就想像你是个仁慈的前辈，要升职处理更多的事情，需要教一个后辈来接手处理手上所有的工作；要讲每项事情的为什么、还有怎么做和如何做。

依照每个专案以及重要性区分文件

首先是每个专案应该都有自己的文件夹，像是你去图书馆时候总会有目录告诉你每一本书的书名；当你需要找资料时，才能快速找到想要的地方。

交接文件应该要还涵盖的项目

每一份交接文件应该都有共通的项目以及格式，这样继任者在看完任一份文件后，才能快速知道哪些东西会在文件裡面，哪些没有。

1.专案来源

务必让你的文件第一章是解释为什么有这个专案，包含：

是谁发起的

为什么要发起这个专案

一开始的构想、假设是什么

要达成专案假设，一开始预设的执行策略是什么

短期、中期、长期的目标

总之尽量描述你所知道这个专案为什么进行到今天这个情况的来由以及过程。很多人会觉得讲为什么很浪费时间，不如直接进入执行细节。其实讲为什么才是最重要的。先确立目标以后，继任者才能朝着与你设定的相同目标前进，不会把手段当作目标下去执行了。而且确认目标以后，执行细节反而是可以依照个人习惯变化的。

2.专案现况

你还需要尽量详细的描述专案目前的情况，像是每一条线进行到哪个地步，在等谁的回复、需要拿到合约等。这是继任者开始执行业务的地方，他开始会了解到有哪些项目是他需要跟进的。

3.遭遇的问题、解决方案

你的专案一定会卡在某些地方，遇到一些很困难的事情（80%人离职都是因为这些吧），请在许可范围内，尽量的写下来。例如：

厂商的老板非常追求细节

其他部门的窗口没有实行权力

专案市场目标有待重新检验（就是带队的没方向，换个委婉说法）

公司决策和专案发展目标不一样

这些都尽量写，让继任者看完就会有个底，将来遇到的时候才不会手忙脚乱。先说清楚，才不会显得是挖了个坑给别人跳。我们交接文件的重点可是为了留下好名声，而不是挖坑呐。

4.尚未完成事项

前面都是比较概略的背景介绍，从这点开始需要比较明确的列下继任者所有需要做的事情。才不会陷入知道了，但然后呢的情境。要让他明确的知道从哪些开始继续做。

5.例行工作

每一份工作都有很多讨厌的例行工作，说穿了就是杂事。但不做又会造成很多麻烦，例如别的部门会过来追杀等。请把这些事情，依照频率、重要性一一列出来。让继任者好好加到他的行事历上面，才不会因为忘了做被骂心生怨恨。例如：

每日工作：上班后要做的、下班前要做的

每週工作：每周工作日报等

每月工作：每月帐款结帐单等

6.重要档案清单

你平常工作时一定会有很多重要档案。例如重要的帐号密码、联络人清单、厂商清单等。记得要统一放在一个地方，并确定保存的地方会好好地活3～6个月。因为他可能不会马上取用档案，而是等三个月后遇到事情才会下载，所以要保证他在那个时候还能找到这些东西。

我自己的作法是留一份在自己的云端里，然后把自己联络方式也留给下一任的人；跟他说有问题可以找我，缺东西时，在去我的云端找给他。因为留在公司的东西几、乎、都、会、弄、丢！如果在关键时刻能帮上继任者甚至是前任主管一些忙，那就值回票价了。

7.联络清单

很多人会漏了这一块，但这会造成大问题的。交接文件不可能说明所有的事情，所以需要好好的留下线索。让继任者遇到问题时，知道还能去找谁。联络清单要记得包含每项小事物可以询问的人，例如前任主管、对方窗口或是能私下询问的客户等。

不只是联络方式，还要事无巨细的描述这个人负责的事物，可以问他什么事情。如果可以的话，还能描述一下这个人的地雷，不要让接手的人第一句话就惹怒了人。但记得，要写得委婉，这份交接文件可能全世界都有机会看到的，不要埋下白纸黑字在背后批评别人的纪录了。

还有一项很重要的，记得要留下自己的私人联络资讯（除非你想完全断绝关係，那其实你也不用认真写交接文件）。留下私人联络资讯，让继任者在需要的时候还可以找到你，最好留email就好，才不会一天到晚接电话。而且要让你的上司都知道你留下了私人联络方式，有问题可以问你，能让你的声望大加分。

交接文件进行到这其实差不多了，整份文件架构要握住三个原则：

写出为什么要做这件事情：让继任者知道整个专案概况

写出这件事的流程或是进行策略：让继任者知道专案有哪些大项目正在进行

实际执行的细节：知道每个项目的实际执行细节

这样后来的人才能正确捕捉到你留下的讯息，照着原本的规划继续进行下去。能顺利进行等于交接顺利，交接顺利等于留下为公司认真到最后一刻好聚好散，好聚好散等于将来不小心又遇到的时候，不会太难堪，甚至还是个加分。毕竟我们留下完整交接文件的目的，除了让工作能顺利继续进行，就是让自己在这个环境留下好名声。